Charges locatives en bail commercial : le bailleur ne peut plus se contenter de tenir ses factures à disposition

Par un arrêt du 29 janvier 2026, la troisième chambre civile de la Cour de cassation précise les contours de deux obligations trop souvent confondues par les bailleurs commerciaux : celle de prouver les charges qu’ils réclament, et celle de communiquer les justificatifs correspondants au locataire qui les demande.

Sur ces deux points, la solution retenue précise la marge de manœuvre des bailleurs et de leurs gestionnaires.

Une SCI donne à bail commercial, le 11 avril 2015, des locaux à usage de bureaux pour une durée de neuf ans à compter du 1er juillet 2015. En mars 2019, elle délivre au preneur un commandement de payer visant la clause résolutoire, au titre d’un solde de charges impayé. Le locataire conteste ce commandement et assigne la bailleresse en répétition des provisions versées au titre des exercices 2018 à 2021.

La cour d’appel de Versailles écarte les prétentions du preneur sur l’essentiel : elle relève que les courriers de reddition de charges de la bailleresse listaient poste par poste les dépenses de l’immeuble et calculaient la quote-part du locataire au prorata de la surface occupée, et que la mise à disposition des factures suffisait à satisfaire l’obligation de communication des justificatifs.

Le preneur, condamné à un rappel substantiel, forme un pourvoi en cassation.

La cassation intervient au visa combiné de l’article 1353 du code civil et des articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce. Le raisonnement de la Cour distingue nettement deux obligations qui pesaient sur la bailleresse et qu’elle n’avait, en réalité, satisfaites ni l’une ni l’autre.

D’abord, une obligation de preuve. Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit l’établir, et cette règle de droit commun ne s’efface pas devant la présentation formelle d’une reddition de charges. Indiquer les postes de dépenses et calculer une quote-part au prorata de la surface louée permet au locataire de vérifier un calcul, mais ne démontre pas que la dépense a été exposée, ni pour quel montant. La cour d’appel avait validé la créance sur la seule lisibilité du décompte, sans rechercher si son montant était établi par des pièces probantes. C’est ce raisonnement, insuffisant au regard de l’article 1353 du code civil, que sanctionne la Cour de cassation.

Ensuite, une obligation de communication à la demande du locataire, prévue par l’article R. 145-36 du code de commerce. La cour d’appel avait jugé que la mise à disposition des factures consultables par le preneur suffisait.

La Cour de cassation retient une lecture plus exigeante du texte : communiquer suppose d’adresser les pièces au locataire qui les demande, et non de se borner à les tenir disponibles. La charge de la transmission pèse sur le bailleur, pas celle de la consultation sur le preneur.

La cassation ne porte que sur le volet charges : le rejet du commandement de payer, jugé dépourvu de fondement par les juges du fond, n’est pas remis en cause et n’a d’ailleurs pas fait l’objet du pourvoi sur ce point. L’affaire est renvoyée devant la cour d’appel de Versailles autrement composée, pour qu’il soit statué à nouveau sur le montant des charges dues, cette fois à l’aune des exigences probatoires posées par cet arrêt.

Sur le plan probatoire, la reddition annuelle de charges, aussi exacte soit-elle dans sa présentation, ne suffit plus à fonder une créance contestée devant le juge. Il faut pouvoir produire, en cas de litige, les pièces justifiant la réalité et le montant de chaque poste : factures, contrats de maintenance, appels de charges de copropriété.

Concrètement, toute demande de justificatifs formulée par un locataire doit recevoir une réponse sous forme d’envoi documenté, et non un renvoi vers un dossier consultable au cabinet ou en agence.

Ces deux exigences ne sont pas sans incidence : désormais, avant toute mise en demeure ou tout commandement visant une clause résolutoire fondé sur un impayé de charges, il devient nécessaire de vérifier que le montant réclamé repose sur un dossier complet, et que les demandes de justificatifs antérieures du locataire ont bien été satisfaites par un envoi effectif.

À défaut, c’est le commandement lui-même qui s’en trouve fragilisé, comme le traduit le sort de celui délivré en l’espèce.

Pour les bailleurs institutionnels ou les gestionnaires de baux commerciaux, cet arrêt invite à revoir les procédures internes de reddition : assurer une conservation systématique des pièces justificatives pendant la durée utile, et mettre en place une communication des justificatifs sur demande, avec preuve d’envoi.

C’est à ce prix que la créance de charges résistera à une contestation devant le juge du fond.

Entre l’exigence de preuve et celle de communication des justificatifs, cet arrêt resserre la marge de manœuvre des bailleurs commerciaux face à un locataire qui conteste ses charges. Le cabinet de Maître François-Matthieu Albertini, avocat en droit immobilier et baux commerciaux au barreau de Marseille, accompagne propriétaires bailleurs, gestionnaires et syndics dans la sécurisation de leurs procédures de reddition de charges et la défense de leurs créances contestées.